1 范围
本标准规定了政府热线的术语和定义、基本要求、服务内容与要求、服务质量控制、服务评价与改进。
本标准适用于政府热线的运行、管理与服务。
2 规范性引用文件
下元旦文件对于本文件的应用是必不可少的,凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 33357 政府热线服务评价
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件
3.1
政府热线 government hotline
由政府及其职能部门设立的非紧急公共服务呼叫系统。
3.2
政府热线服务 government hotline service
依托政府热线(3.1),通过电话、短信、信箱、网站及其他媒体等方式,为组织或个人参与社会治理、获取公共服务提供政策信息咨询、诉求受理与回访等公共服务。
3.3
政府热线服务提供者government hotline service provider
实施政府热线服务(3.2)机构或部门
3.4
服务对象 service objects
向政府热线(3.1)咨询信息、反映诉求、提出意见建议的自然人、法人或其他组织。
3.5
知识库 knowledge base
政府热线服务提供者对有关法律、法规、政策文件、部门职责、业务事项等政府政务公开与公共服务的信息,进行搜集、整理,形成可存储、可维护、可查询的信息集合。
3.6
工单 workflow sheet
记录服务对象基本信息、事项内容、办理情况、督办、回访结果等热线服务运行全过程的工作流转单。
3.7
三方通话 tripartite telephone conversation
政府热线服务人员、服务对象、事项涉及的部门或单位工作人 员,采取三访同时通话的方式解答服务对象诉求的服务过程。
3.8
呼叫接通率 call completion rate
接通的来电数量与来电总量之比。
4 基本要求
4.1 机构设置
4.2 工作场所与设施设备
——单个座席工作面积不小于3m2;
——座席前后有0.5m~1m的间距;
——根据实际需求设置方言座席、少数民族语言座席或外语座席。
——实现电话录音、跟踪考核等功能;
——实现服务对象档案管理、来电回访、电子监察、协调办公、满意度调查等;
——支持语音、网络、多媒体等多种信息的接入;
——配备必要的计算机网络设备、数据存储设备、网络安全设备、通讯设备、容灾设备等。
4.3 人员
政府热线管理人员应符合以下要求:
——熟悉与政府热线工作相关的法律法规和政策;
——熟练掌握政府工作流程及要求;
——具备良好组织协调、沟通交流的能力。
政府热线服务人员应符合以下要求:
——熟练掌握政府热线服务工作流程及相关部门或单位的工作职能;
——能使用知识库解答服务对象诉求;
——能够辨别、理解服务对象的意图并准确记录服务诉求;
——熟练使用政府热线计算机办公软件,文字录入速度能够达到60字/min以上;
——具有较强的沟通、判断、理解和口头表达能力,能够使用规定的服务用语(参见附录A),语速与服务对象的语速相匹配。
——宜使用普通话。
5 服务内容与要求
5.1 受理
——耐心细致并有效引导服务对象表达诉求;
——遇突发应急事件,及时上报热线管理人员。
——工单编号和状态(信息系统自动生成的除外);
——服务对象信息,如姓名、地址、联系方式、诉求分类、是否保密等;
——事项内容,如诉求事项发生的时间、地点、过程、现状、服务对象的要求等。
5.2 办理
——服务对象反映的突发应急事件;
——服务对象多次或集中反映的事项;
——临近办理时限的转交事项;
——超期未办结事项;
——部门或单位服务态度差、工作效率低、服务对象对办理结果不满意的事项。
5.3 办结
5.4 回访
5.5 归档
5.6 信息分析和报告
6 服务质量控制
6.1 政府热线服务提供者应建立并完善服务内控制度,对承办部门或单位进行评价与考核,并及时公布结果。
6.2 对承办单位或部门的评价内容包括但不限于:
——服务态度;
——工作效率;
——办理过程;
——办理结果。
6.3 评价的方法主要包括:
——电话回访;
——网上调查;
——媒体与第三方机构监督;
——向服务对象发放调查问卷;
——其他。
7 服务评价与改进
7.1 对政府热线服务的评价应符合GB/T 33357的要求。
7.2 政府热线服务提供者应根据服务评价结果,对照服务对象的需求,制定改进的计划和方案并组织实施。
7.3 政府热线服务提供者应建立改进工作机制,提高服务意识、服务质量、服务效率。